Des devis qui closent, des factures qui suivent

Un prospect vous contacte. Vous discutez 30 minutes. Il est intéressé. Il demande un devis. Vous dites « Je vous envoie ça demain ».

Demain, vous ouvrez Word. Vous cherchez votre dernier modèle. Vous remplacez le nom du client, les lignes, les montants. Vous recalculez la TVA. Vous vérifiez la mise en page. Vous exportez en PDF. Vous ouvrez Gmail, vous joignez le fichier, vous rédigez le mail.

Il est 18 h. Le prospect est passé à autre chose.

Ce scénario se répète dans des milliers de TPE marocaines. Ce n'est pas un problème de compétence, c'est un problème d'outil. Word n'a jamais été conçu pour créer des propositions commerciales (est-ce qu'on s'en sert pour faire des devis parce qu'on n'a rien d'autre, ou par habitude ?). Il a été conçu pour écrire des lettres.

Avec un outil dédié, vous envoyez le devis pendant que le prospect est encore chaud. Pendant qu'il pense à vous. Avant qu'il n'appelle votre concurrent.

ComptaBee propose 9 templates PDF conçus pour le marché marocain. Sobres, modernes, professionnels. Voici ce qui s'affiche automatiquement :

• Votre logo et votre couleur de marque (16 couleurs disponibles)
• Coordonnées de l'entreprise : raison sociale, ICE, RC, IF, adresse
• Coordonnées du client
• Lignes d'articles avec désignation, quantité, prix unitaire, TVA et total
• Récapitulatif HT / TVA / TTC
• Conditions de paiement, durée de validité
• Vos mentions légales personnalisées

Un template auto-entrepreneur est aussi disponible pour les AE qui n'appliquent pas la TVA.

Le résultat ? Votre devis a la même allure que celui d'un cabinet de conseil. Sauf que vous l'avez créé en 2 minutes, depuis votre téléphone, entre deux rendez-vous.

Un devis a une vie. Il naît en brouillon, il est envoyé, il est (peut-être) accepté, il devient (peut-être) une facture. C'est important de savoir où il en est à un instant donné.

ComptaBee suit automatiquement les devis à travers 6 statuts :

• Brouillon : en cours de rédaction.
• En attente : prêt à être envoyé.
• Envoyé : le client l'a reçu par email.
• Accepté : le client a validé.
• Refusé : le client a décliné.
• Expiré : la durée de validité est dépassée sans réponse.
• Converti : transformé en facture.

Votre tableau de bord affiche les devis par statut. Vous voyez combien de propositions sont en cours, combien ont été acceptées, quel est votre taux de conversion. C'est un mini-CRM intégré à votre facturation, en quelque sorte.

C'est la fonctionnalité qui fait gagner le plus de temps. Et probablement celle qui élimine le plus d'erreurs.

Quand votre client accepte un devis, vous cliquez sur « Convertir en facture ». ComptaBee crée automatiquement une nouvelle facture avec :

• Le même client (coordonnées, ICE, adresse)
• Les mêmes lignes d'articles
• La même remise, si applicable
• Le lien vers le devis d'origine pour la traçabilité

Vous pouvez modifier la facture avant de l'émettre (ajuster une quantité, changer une date), mais vous ne repartez pas de zéro. Le devis original est conservé, lié à la facture, consultable à tout moment.

Pour un freelance qui émet 20 devis par mois et en convertit 15, ça représente 15 factures créées en 15 clics. Comparez avec 15 × 15 minutes de recopie manuelle.

Vous configurez une durée de validité sur le devis : 15, 30, 60, 90 jours, au choix. La date d'expiration est imprimée sur le PDF.

Quand la date est dépassée, le statut passe automatiquement à « Expiré ». Vous savez immédiatement qu'il faut relancer ou créer un nouveau devis avec des conditions mises à jour. Fini les relances sur des devis morts depuis 3 mois.

Cette mécanique a un effet de bord intéressant : elle crée une urgence naturelle. Votre client sait que le devis a une date de fin. Est-ce que ça accélère sa décision ? Dans la plupart des cas, oui. Votre cycle de vente raccourcit.